Las reuniones son una excelente manera de facilitar información sobre seguridad y regulaciones a su personal. Conducir reuniones de forma regular ayudará a comunicar y mantener los estándares de seguridad y lo mantendrá en acatamiento.

Safesite tiene su propia biblioteca de plantillas de reuniones de seguridad extensa, sus administradores de organización y administradores de proyecto también pueden agregar o crear reuniones específicas para su organización o el uso de su personal.

✓Conducir una reunión mediante la aplicación móvil Safesite

✓Acceder y Enviar Informes de Reuniones

Nota: Las tarjetas de acción con las plantillas de reunión requeridas mostrarán el título de la reunión y un guión. Esto indica que un usuario móvil no puede cambiar qué plantilla se puede completar. Las tarjetas de acción sin guión le permitirán seleccionar usted mismo un tema de reunión o intercambiar una plantilla asignada.

Si desea crear una reunión y no hay tarjetas de Realizar reunión para seleccionar, también puede seleccionar el ícono más (+) en la parte inferior de la pantalla.

2. Al seleccionar el icono más (+), la pantalla se redirigirá a la pantalla Nueva acción de seguridad. Seleccione Dirigir reunión y seleccione el Proyecto adecuado.

3. Seleccione un lugar de reunión: Pulse Seleccionar ubicación para elegir una ubicación de la lista, utilice la barra de búsqueda de la parte superior para limitar la lista o añada una nueva ubicación por completo.

Nota: Si no tiene la opción de crear una nueva ubicación y la ubicación adecuada no aparece en la lista, un administrador puede añadir una nueva ubicación desde Safesite Desktop o un administrador de la organización puede actualizar la configuración de quién puede crear ubicaciones en la Configuración de la organización.

4. Seleccione un tema de reunión: Los temas de reunión pueden ser asignados por un Admin a través de una Campaña o pueden seleccionarse desde la ventana emergente Seleccionar tema de reunión.

Cuando el icono del lápiz aparece junto a un tema de reunión asignado, se trata de un tema opcional y puede cambiarse por otro diferente seleccionando el icono del lápiz

Si aún no se ha seleccionado el tema de la reunión, puede hacer clic en Seleccionar tema de reunión para abrir la ventana emergente y elegir su reunión

La pestaña Recientes muestra los temas que ha utilizado recientemente. Las plantillas personalizadas específicas de su organización estarán disponibles en la pestaña Mi organización. También puede utilizar temas de reuniones de la pestaña Safesite para buscar en nuestra biblioteca gratuita de cientos de temas de seguridad.

5. Responder a los puntos de discusión A medida que avanza la reunión, utilice el botón de marca de verificación para confirmar si se trató el punto de discusión o seleccione NA si se omitió

Acciones opcionales para temas seleccionados:

6. Una vez que se hayan completado todos los puntos de conversación, seleccione Finalizar y Agregar Asistentes.

7. Agregue asistentes a la reunión seleccionando el botón Añadir Asistente. Si los asistentes ya están en las listas de personal del proyecto dentro de la organización, aparecerán en esta lista para ser seleccionados. Escriba los nombres de los asistentes en la barra de búsqueda o desplácese hasta cada nombre para seleccionarlos.

Si hay nuevos asistentes que no están en la lista y deben agregarse, seleccione Agregar nuevo para abrir la ventana emergente Crear nueva persona. En los campos, escriba el nombre, el apellido y un correo electrónico opcional.

Nota: Si observas algún asistente a la reunión que ya no debería estar en esta lista y necesita ser eliminado, los administradores de la organización pueden eliminar a los asistentes a la reunión en la página Personal de la organización en Safesite Desktop.

Si desea que un asistente se agregue a la organización y al proyecto como miembro, ingrese su correo electrónico y marque el botón Invitar al proyecto. Esto les enviará una invitación por correo electrónico para acceder al proyecto desde la aplicación Safesite Mobile y se unirán a tu organización como miembros.

8. Después de agregar asistentes, los asistentes tienen la opción de agregar sus firmas seleccionando el icono de firma debajo de su nombre.

9. También se puede agregar una foto para completar la reunión si no se pueden obtener firmas digitales. Sube una foto de los asistentes o la hoja de registro de la reunión.

Nota: Se admite la carga de archivos de imágenes estándar como JPEG, GIF y PNG, mientras que PDF y otros formatos de documentos no son compatibles.

IMPORTANTE: Para avanzar y completar la reunión se deben obtener las firmas de todos los asistentes o agregar una foto.

10. Una vez que los asistentes a la reunión hayan firmado y/o cargado una foto, seleccione Finalizar para completar y registrar la reunión.

Nota: No podrá editar las reuniones una vez finalizadas. Si es necesario agregar detalles adicionales o asistentes a la reunión antes de completar una reunión, guárdelo como borrador haciendo clic en la "X" en la parte superior derecha y seleccionando "Sí, guardar para más tarde".

💡Consejos de la puntuación de Safesite

Acceso a informes de reuniones a través de la aplicación móvil Safesite

Los usuarios móviles de Safesite pueden revisar y exportar informes de reuniones a través de la sección SafetyHQ en la aplicación móvil.

1. Navegue hasta SafetyHQ

2. Seleccione Reuniones

3. Seleccione un proyecto si se le solicita que lo haga

4. Puede filtrar reuniones por rango de fechas, ya sean abiertas o cerradas, persona o tema de reunión. Nota: Las reuniones abiertas solo son visibles para el usuario que dirige la reunión. Una vez que se completa una reunión, otras personas podrán verla seleccionando el filtro Cerrado.

5. Puede enviar un PDF de una reunión a cualquier persona dentro o fuera de su organización ingresando direcciones de correo electrónico válidas después de seleccionar el botón Exportar.